让我们面对现实吧，即使是最完美的员工也会在某个时候错过工作。
无论他们是感冒了，家里有紧急情况，还是期待一个重要的送货上门，员工从不缺席一天的工作是极其罕见的，也不是完全健康的。
当有员工请假或旷工时，你如何记录这些缺勤情况?要知道你的团队会持续出现，你的人力资源部门必须有一个适当的缺勤管理计划。
缺勤管理是组织如何通过实施政策和程序来减少员工缺勤，不包括生病或受伤。它还可以参考对缺勤的实际管理，以及如何简化员工请假的方式。
使这些政策和程序有效的最好方法是人力资源部门确保这些政策和程序正确地传达给员工和经理。缺席管理有时被称为考勤管理，是一种更积极的方式，对出勤良好的员工进行奖励。
从本质上讲，人力资源部门应该制定一项政策和程序计划，在员工因生病、受伤或其他不可预见的情况而缺勤时给予支持，并知道何时对频繁、可疑或过度缺勤的员工进行惩戒。
无论您的组织或行业规模有多大，重要的是要制定与公司需求相关并一致的缺勤政策，以及支持该政策的程序。这确保了员工总是知道自己的出勤率是多少，什么时候需要打电话请病假。
当意外缺勤发生时，公司应该使用缺乏管理软件跟踪所有员工数据。如果不跟踪这些信息，您的公司可能会面临高昂的运营和财务成本。拥有合适的软件可以减少员工缺勤的情况，同时提高员工的工作效率。
当你的员工因计划或计划外的缺席而不在办公室时，你的公司就需要花钱了。
有一种跟踪和监控员工缺勤率的方法可以确保团队缺勤不是导致预算赤字的原因。
此外，缺勤管理可以保护你的团队不受生产力下降的影响。当员工旷工时，会给那些正在上班的员工造成工作中断。这是因为员工要为缺席的团队成员代班或加班。投入额外的努力可能会导致效率降低、员工敬业度降低和倦怠。
如果同一名员工总是旷工，那么整个员工的疲劳就会成为一个问题。有一种有效的方法来跟踪员工的休假可以帮助减少这种疲劳发生的可能性。如果在休假前后设定好预期，就能帮助团队更快地恢复元气，从而帮助每个人取得成功。
每个公司的缺勤管理政策和程序都会有所不同。无论政策中的规则和规定如何，都需要在员工受雇于贵公司的第一天与员工进行适当沟通。
无论你的公司决定采取什么措施，都应该是公平的、一致的，并适应可能导致员工旷工的不可预见的情况。无论是像汽车抛锚这样的小事，还是像医疗诊断这样的大事，所有的事情都应该在政策中列出。
为确保缺勤政策尽可能全面，应概述员工可能缺勤的几个可能原因。员工可能需要缺席的一些情况包括：
该政策应该规定员工应该通知谁，何时缺席，如何通知，何时通知。员工还应该了解缺勤数据、测量和记录，以及他们在很长一段时间后返回工作岗位时可能发生的任何行为。这可能包括一次面试、讨论，或者跟进如何弥补错过的工作或任务，以及如何加入在他们不在时开始的项目。你也可以讨论员工休假的预期，比如设定他们检查电子邮件的频率。
如果适用，保单还应包括缺勤天数的付款细节。这将解释员工在不再有资格领取病假或事假之前可以休多少天带薪假期. 如果缺勤成为员工的持续问题，政策还必须规定任何纪律处分的细节。
当你的人力资源部门准备创建一个缺勤管理政策时，他们可以遵循一些步骤，使其成为一个无缝的过程。
第一步可能是显而易见的，但你首先要明确定义什么是缺席或迟到，以及什么是可以接受的，什么是不可以的。这取决于你的公司对员工的特殊要求。
一旦您的团队根据需要选择了正确的缺勤管理软件，向您的员工解释他们将在程序中的何处记录缺勤。您还需要指出他们过去、现在和未来缺席的信息存储在系统中的什么地方。
然后确保员工了解软件的工作原理以及应该如何使用。这也意味着他们知道政策中定义了哪些休假类型，休假余额是如何合计的，哪些休假类型会影响他们，以及如何影响他们。
其次，确保员工明白如何以及何时需要请假。举个例子，你的公司告诉员工，他们必须在第一天休假前至少14天申请休假。
此外，最好列出休假请求可能被拒绝的原因。
一旦您编写了要遵循的政策和程序，请考虑以下最佳实践，以确保在整个组织中无缝推出。
虽然有效的缺勤管理被认为是人力资源团队的职责，但这不仅仅是他们的工作。每个部门的经理也应该拥有政策和程序的所有权，他们还应该接受培训，以沟通如何跟踪缺勤和迟到。
管理者应该了解关于缺勤管理的具体引用，如:
不幸的是，经常会遇到有害的工作环境的现象。这种情况下，即使员工感觉不舒服，也会因为害怕后果而强迫自己上班。因此，即使员工在工作，他们的生产力水平也会受到影响，因为他们感觉不到自己最有生产力的状态。除了害怕被斥责之外，这也可能是由于他们对工作的真正投入和享受。
不管是什么原因，管理者都应该确保员工知道这样做会导致压力、倦怠，并导致非生产性行为。另外，当一名员工感觉不太好，不能来上班，但无论如何还是来了，这可能会让其他员工看不起工作环境。
一些组织使用布拉德福德系数或布拉德福德公式，根据员工的缺勤模式计算每个员工的得分。它的名字来源于布拉德福德大学管理学院(Bradford University School of Management)。上世纪80年代，该学院研究了短期离职对企业的影响。
当员工定期显示其分数时，布拉德福德系数可以降低员工缺勤的可能性。
要计算每个员工的得分，公式如下:
S * S * D = B
s是员工一年内缺勤的总次数
D是该员工一年内缺勤的总天数
B是Bradford Factor评分吗
使用这个公式，假设您的员工Matt一年内有三次缺勤10天。首先是休息一天去车管所。下一个例子是由于食物中毒而休息三天。最后一个例子是由于流感而休息六天。
公式是：
3 x 3 x 10=90分
如果你的组织选择实施布拉德福德因素，考虑设置与布拉德福德点相关的特定触发点。组织使用的分数表的常见分类如下：
对你的公司来说，重返工作面试是减少缺勤的好方法劳动力管理战略。当员工休假超过一周时，这些面试最适合用来重新设定目标、讨论新目标，并确保所有团队成员都拥有成功所需的工具。
另一个减少员工缺勤频率的最佳做法是提供灵活的工作时间和稳健的远程工作政策。
想想有多少员工会因为一件重要的差事、一件不能错过的送货上门或与家人有关的事情而请一整天的假。在家工作或提供灵活的工作时间可以确保他们无缝地处理个人事务和专业工作。
当然，提供其中一种或另一种或两者都取决于您组织的行业。某些工作显然会要求员工在工作时亲自在场，但即便如此，考虑实行灵活的工作时间，这对你的团队是有好处的。
虽然只有少数员工的公司可能可以使用电子表格来跟踪缺勤情况，但使用缺勤管理软件总是好的，它可以为人力资源部门做一些艰苦的工作。这样，您需要跟踪和管理员工缺勤的一切都可以在一个地方找到。
当组织希望管理、跟踪和计划员工缺勤时，应使用缺勤管理软件。这包括假期、病假等。公司可以使用缺勤管理系统来定义公司的缺勤情况，同时跟踪经理的所有请求和批准。
要包含在此软件类别中，产品必须：
*该列表基于2021年4月14日收集的G2数据和个人G2分数。为了清晰起见，可能对一些评论进行了编辑。
对于拥有多达2000名员工的中小型企业来说，他们需要人力资源软件Personio. 该应用程序旨在使人力资源流程更快、更清晰、更高效，同时让人力资源经理有更多时间关注员工。从招聘流程、员工管理到工资单，所有的一切都集中在一个系统中，客户都喜欢Personio。
“这给了我们快速发展的公司所需要的机会和灵活性。这里有很多挑战，比如不断增加的员工数量和等级制度。随着它不断开发新的功能和API，我们有信心应对未来的挑战。除此之外，我们还与Personio合作进行整个招聘工作。”
-Personio审查，Jan L。
当然，并不是所有的功能都是完美的，但看起来Personio一直在开发软件。例如，仪表板对于小型人力资源团队来说已经相当不错了，但是如果您与几个人力资源经理一起工作，仪表板中的任务列表还不是真正成熟的。我们还缺少一些功能，但希望能尽快添加。基本功能的可用性非常简单，然而，你必须考虑一些角色/假期/工作时间的设置，以确保最后一切都设置正确。”
-Personio审查，Martine B。
顾名思义，247小时自动化了大量的人力资源功能，而且它是为智能手机使用而设计的，让员工可以很容易地从任何地方访问该平台。人力资源管理247HRM拥有人才和绩效管理、离职管理、带薪休假、考勤管理等功能。
“我用过很多人力资源软件，但我还没有遇到过一个软件能在不进行任何人工干预或上传津贴的情况下给出零错误的工资单。但是有了247HRM，你就可以了自动化您的整个工资单从员工考勤记录到休假管理、工资单和法定合规性。它还根据我们的要求提供易于使用、自解释且准确的报告。”
-247年人力资源管理审查Betha K。
“它必须改进外观和用户界面，并纠正反复出现的错误。”
-247年人力资源管理审查Praveen K。
复制子PSA为公司提供端到端的时间管理软件和服务，使人力资源团队能够捕获、分析和优化员工的请假请求。这使得组织能够提高盈利能力、生产力和员工满意度。工薪和小时工都发现Replicon PSA很容易使用日志的时间，假期，费用信息，和更多。
“客户服务体验是无与伦比的，软件的功能可以满足我公司所有的时间表和费用跟踪需求。”
-复制子PSA检查，肖恩G。
“显然，手机和云时钟的工作时钟系统可以与Replicon平台集成，但这样做，不可能通过使用GPS工具获得稳定的跟踪，所以不建议远程工作。”
-Replicon PRA评论，丽塔P。
几十年来,ADP有利HCM一直是企业为未来做准备的首选。这个软件解决方案可以提高员工的敬业度，帮助你的团队找到、招聘和发展顶尖人才，同时也简化了新员工的入职流程。当涉及到工资、时间和劳动力时，它也减轻了人力资源团队的负担。
“虽然这是一个很棒的软件，但对于像我们这样非常复杂的公司来说，它可能并不理想。Vantage是一个集所有功能于一体的套件，因此，它是Vantage的突出优点之一。它确实有一个测试站点，这是一个不错的选择，但它确实需要经常更新，这一点没有被讨论过很多.人力资源方面非常棒，非常人性化。招聘变得简单，而I-9则让事情变得容易得多。”
-ADP Vantage HCM评论布丽安娜B。
“门户网站的设计和感觉还可以更好。此外，终端用户管理仪表板的选项将使它得到更好的改进。在提交税务细节时，由于不显示详细的弹出消息，工具中的一些地方可能会非常混乱。”
-ADP Vantage HCM评论, Sabique A。
盖亚WFM套件为组织提供全面的基于云的劳动力管理解决方案，并管理员工的时间和考勤。它还包括实时数据报告和指标的劳动力分析，这可以提高劳动力效率。此外，Smart Scheduler特性通过实现预测和调度算法帮助企业创建精简的团队计划。
“这个应用程序有一个简单清晰的显示界面，加上它是一个整体的好产品和好的服务。我们的大部分需求都可以实现。此外，劳动力仪表板使日常工作更高效和方便。我们还在网上推出了电子合同模块，这是实现无纸化办公的一大进步。”
-盖亚WFM套房评论凯瑟琳·G。
“如果Gaia WFM在标准设置上有更大的灵活性，以满足不同的需求，那就太好了。”
-盖亚WFM套房评论化学品管理员
只要他们不滥用休假政策就行。
在一天结束的时候，你付钱给员工让他们来上班，所以你需要知道谁要下班，多久下班一次。适当的缺勤管理政策和程序有助于简化这一举措。
一旦你对自己的缺勤管理政策感到满意，就一定要把它们运用到你的招聘营销策略作为一种吸引顶尖人才的方式。
Mara Calvello是G2公司的内容营销经理，专注于人力资源和SaaS管理。她毕业于埃尔姆赫斯特学院，获得文学学士学位。除了在G2工作之外，玛拉还为几家中小型科技公司担任自由撰稿人。在她的业余时间，玛拉要么在健身房，和她的救援犬齐克探索伟大的户外，享受意大利食物，或者正在疯狂地阅读《哈利波特》。
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